Se tem algo que causa comoção dentro de uma empresa é a apresentação de resultados quando chega a época pertinente, os funcionário ficam ansiosos por não saber se alcançaram as metas estabelecidas e os diretores querem saber como os recursos da companhia foram investidos. Entender como fazer uma apresentação clara e objetiva é essencial para uma comunicação eficaz.

Dicas Para Montar a Apresentação de Resultados em Sua Empresa

A apresentação de resultados nada mais é do que uma reunião formal em que se discute a performance da organização a partir da avaliação dos indicadores de resultados (KPIs) e outros dados que têm impacto sobre as receitas geradas. Como o volume de informações é grande torna-se interessante contar com aparatos como apresentação de slides e um roteiro. Confira as dicas que listei a seguir de como fazer essa apresentação de maneira estruturada e prática.

– Entenda do que está falando

Mesmo que não seja você a montar o design da apresentação de slides não abra mão de organizar o roteiro com a sequência do que precisará ser dito. Foque em apresentar números que reforcem o que está sendo dito. A imagem e a palavra devem seguir pelo menos caminho nessa apresentação, evite deixar seus interlocutores confusos.

Estude bastante os números que serão apresentados e saiba como explicá-los. Pode parecer óbvio destacar a necessidade de estar preparado no dia dessa reunião, mas muitos gestores acabam perdidos diante de suas plateias por falta de preparo. Organize uma sequência mental e se possível uma ‘cola’ com destaque dos principais pontos que serão abordados.

– Faça um organograma esquemático

Antes de partir para a criação da apresentação de slides faça uma lista com todos os tópicos que devem ser abordados dentre os quais estão metas que tenham sido cumpridas e as que não foram cumpridas, os custos fixos e variáveis, crescimento ou queda de vendas, lucro e receita líquidos e brutos. Aproveite essa montagem do material para encontrar os pontos em que pode cortar custos e o que não está funcionando bem como deveria. Essa fase do ano é também de avaliação do desempenho da companhia bem como do que ela pode fazer para alcançar uma posição de mais destaque no mercado.

– Tenha o conhecimento da sua audiência

Quando estiver montando a apresentação de resultados da sua organização pense em quem é o público-alvo. É diferente falar para os acionistas, para os funcionários ou para potenciais investidores, por exemplo. Cada uma dessas audiências tem um objetivo específico e uma linguagem com que é mais familiarizada. Adeque o seu material e a sua fala para a situação e as pessoas que vão ouvi-lo. Cativar as pessoas para quem se está falando é fundamental para conquistar a sua atenção.

– Atenção as informações que são ou não necessárias

Continuando no que mencionei no tópico acima é importante adequar as informações que serão repassadas para cada público. Alguns dados são relevantes para determinados setores enquanto outros não devem ser compartilhados. No momento em que estiver planejando a sua fala faça uma revisão do material e verifique se tem dados que precisam ser incluídos ou retirados.

– Considere a infraestrutura disponível para a apresentação

A montagem da apresentação em slides depende da estrutura que se terá disponível, verifique se haverá uma tela para a projeção ou mesmo uma televisão para passar as imagens. O tamanho da tela que se tem disponível também tem impacto sobre a forma como as informações serão transmitidas, se for uma tela muito pequena, por exemplo, pode ser complicado concentrar o design em números, talvez imagens de gráficos de fácil compreensão seja mais simples.

Esse quesito influencia diretamente na forma como a apresentação deve ser pensada haja vista que se não existir o apoio físico para passar as imagens pode se tornar complicado para que os espectadores compreendam as mensagens transmitidas.

– Cuidado com gráficos incompreensíveis e muitos números

As pessoas para quem os resultados estão sendo apresentados precisam compreender o que está sendo dito. Sendo assim tenha cuidado com o uso de um volume demasiado de números ou mesmo de gráficos que se mostram difíceis de ler. Não complique o que deve ser simples, não adicione mais elementos do que o necessário para ilustrar o que está sendo dito. A ideia de usar imagens é simplificar a leitura de informações e não criar um elemento a mais para ser decodificado pela mente de quem está na plateia acompanhando.

– Esteja pronto para responder perguntas

Por fim é fundamental que durante a apresentação de resultados o profissional que detém a palavra esteja pronto para responder a eventuais questionamentos. Os presentes podem ter alguma dúvida a respeito do que acabou de ser demonstrado ou então ter alguma questão pertinente sobre os resultados atingidos pela companhia. É um direito daqueles que acompanham a apresentação fazer perguntas.

Fonte: Marcusmarques.com.br